Así cumplirás con tu lista de tareas, incluso si sientes que no tienes tiempo.
El día tiene 24 horas. Ni una más ni una menos.
Pero tu lista de tareas diarias tiene una infinidad de asignaciones que pareciera que jamás se terminan.
Y lo peor, a cada momento añades una nueva.
Y no completas ninguna.
Pero, ¿las listas son la mejor manera de completar tareas, sobre todo cuando no tienes tiempo?
Sí y no.
Me explico. Las listas de tareas funcionan, pero no por sí solas. De nada te va a servir llenar libretas y libretas con cientos de tareas por culminar si antes no te has preparado para gestionar de forma efectiva tu tiempo.
Por eso, las 24 horas no te alcanzan.
¿Y qué pasa cuando todo un día no es suficiente?
Pues que te sientes frustrada, angustiada y ansiosa porque sabes que mientras esa lista siga creciendo, menos te van a alcanzar las horas y menos aún llegarás a tus metas.
Es como un círculo vicioso que nunca termina: pones tareas en la lista, no las terminas porque no tienes tiempo, no tienes tiempo porque son muchas tareas…
¡¿Qué hacer?!
Calma.
Como te dije más arriba, las listas sí funcionan y en este artículo te enseñaré cómo usarlas como una herramienta poderosa para ser más productiva, cumplir con tus tiempos y aprovecharlas para acercarte a tu meta cada día.
Comencemos por el principio… ¿Por qué 24 horas no parecen suficientes?
¿Por qué no me alcanzan las horas para hacer mis tareas?
Te pongo una situación y tú me dices si te sientes identificada:
Te levantas muy temprano, llena de motivación para por fin terminar esa tarea que has estado posponiendo durante días.
Pero antes, debes preparar el desayuno para todos en casa.
Ahora sí, llegó el momento de poner manos a la obra. Pero primero, haces una lista de tareas: terminar esa asignación importante que debes entregar hoy mismo, ir al supermercado, responder el correo de tu compañero de trabajo, lavar ropa, comenzar un informe, armar una propuesta…
Wow, no sabías que tenías tantos pendientes para hoy. Así que te sientas a terminar LA tarea. Pero un momento, puedes ir lavando mientras la haces. Te levantas y pones la lavadora.
Ahora sí, a trabajar. Avanzas un poco, pero ya es mediodía y debes ir al súper. Así que nada, sales a hacer ese pendiente.
Al regresar, ya es hora de almuerzo. Decides comer para ahora sí volver a la tarea. Pero antes quieres ver un poco de redes sociales para distraerte.
Ya es tarde y no has respondido el correo de tu compañero. Lo respondes porque no puede pasar otro día. Bien, ahora sí, la tarea. Pero ya casi termina tu turno y aún no has culminado.
Miras tu lista de tareas y solo tienes dos completadas… que ni siquiera están relacionadas a tu trabajo: ir al súper y lavar.
Y entonces te preguntas: ¿Será que nunca voy a tener tiempo? ¿Será que 24 horas no son suficientes para mí? ¿Será que las listas no sirven?
¿Te ha pasado algo similar? Si te ha pasado, ¿Cómo te sientes al final de ese día?
Seguro frustrada, estresada, de mal humor, desmotivada…
Te digo algo: esto le pasa a muchísimas personas.
Listas interminables, falta de prioridades, procrastinación.
Así que no te sientas mal. Porque la buena noticia es que sí hay solución efectiva a esta situación para que más nunca sientas que las horas no te alcanzan.
¿Por qué sigo procrastinando?
Te aseguro algo. La procrastinación no sucede por accidente.
De hecho, hay razones concretas por las que no estás completando tus tareas y pareciera que las listas no son el mejor sistema.
Veamos las más importantes:
El multitasking: Quien te dijo que ser multitasking incrementaría tu productividad, te mintió. De hecho, es el peor enemigo de tu día a día. El ser humano no puede poner su atención plena en varias actividades a la vez, porque el cerebro saboteará esta situación y hará que te distraigas.
Mala gestión del tiempo: La gestión del tiempo es una de las habilidades más necesarias para poder cumplir objetivos. Una mala organización y planificación, o la ausencia completa de estas herramientas, obstruye tu productividad.
Falta de descanso: Aunque no lo creas, no dormir o trabajar largas jornadas te impide avanzar. La mente y el cuerpo necesita descansar para estar a su máxima potencia y poder culminar las tareas en los tiempos estimulados.
Pensamiento pesimista: Sí, la mente es poderosa. Lo que crees, lo creas. Si en tus pensamientos todo es catastrófico y todo está en tu contra, pues así será.
Estas son apenas unas causas por la que sueles procrastinar y sientes que las horas no te alcanzan para completar todas tus tareas.
Pero, ¿Qué hacer para solucionar esta situación y comenzar a completar tu lista de tareas diarias, así parezca que no tengas tiempo? Te lo cuento enseguida.
Así consigues completar tu lista de tareas diarias
Llegó el momento de que conviertas tu lista de tareas diarias en una herramienta poderosa que sí te ayude a completar tus tareas, ser productiva y vivir en calma.
Determina solo 3 tareas por día: Ya sea para avanzar con tu emprendimiento, cumplir con tu trabajo corporativo o en tu vida familiar, determina solo 3 tareas importantes de tu día y esas son las que vas a escribir en tu lista. ¿Hay más tareas? Seguro, pero solo vas a escribir las tres más importantes y en las que te vas a enfocar.
Añade aquellas que impacten de forma directa en tu proyecto: Si no sabes cuáles tareas son las que deben ir en tu lista diaria, o tienes muchas en mente, añade aquellas que tengan un impacto directo en ese proyecto que quieres culminar. Entre desarrollar un nuevo servicio para tu emprendimiento o hacer contenido para redes sociales, ¿cuál escogerías? Yo te diría que el nuevo producto tiene un impacto mayor y es en el que deberías enfocarte.
Mide el tiempo que te toma hacer tus tareas frecuentes: Si escribir, tomar fotos, armar presupuestos, desarrollar propuestas son tareas recurrentes en tu día a día, te recomiendo que midas el tiempo que te toma cada una. Será fundamental para el siguiente paso que te propongo. Puedes usar el cronómetro de tu celular o esas herramientas online que hacen tracking del tiempo.
Haz un calendario eficiente: Toma tu Google calendar y determina tanto las tareas importantes de tu lista como las horas que te tomará culminar cada una. Así podrás bloquear tus horas para dedicarte a una sola tarea (recuerda que evitamos el multitasking). Al bloquear el tiempo, sabrás que nada ni nadie te debe interrumpir.
Elimina distracciones: Parece evidente, pero no solemos hacerlo. Si las redes sociales, el correo electrónico o las notificaciones del celular te distraen, bloquéalas. Si algo es súper urgente, con seguridad te llamarán. Si no tienes la suficiente fuerza de voluntad (que a todas nos pasa), desconecta el internet y trabaja en modo offline. O descarga las apps que te ayudan a bloquear estos distractores.
Pon en calendario el tiempo para ti: Recuerda que descansar es fundamental para poder culminar tu lista de tareas diarias. Así que en el calendario de Google, determina también los momentos que te dedicarás a ti misma. Parece exagerado, pero es necesario para desarrollar este hábito tan importante. Ya sea caminar al aire libre, ir al gym, leer… lo que sea debe tener un lugar en tu calendario.
Sé flexible: A veces, simplemente no nos da tiempo de completar toda la lista ese día. Y si no es ese día, será el siguiente. No te fuerces a trabajar durante jornadas extenuantes de forma frecuente para culminar tus tareas. Si un día no se pudo, respira profundo y ponla en tu calendario del día siguiente. Lo importante es que no sacrifiques tu salud física o metal por nada.
Una un planner físico: En la era de la tecnología y las aplicaciones del celular para gestionar tiempo y planificar tareas, volver a lo tradicional puede ser un gran aliado. Poner sobre papel las tareas, las hace más tangibles, te ayuda a priorizar, es más difícil de ignorar y, no te miento, da mucha satisfacción poner el check de completada.
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No lo tienes que imaginar más porque yo he diseñado ese planner para ti.
Con este planener digital he creado una manera de apoyarte para que aprendas a organizar tu calendario y pases de una vida ajetreada y abrumadora a tener unos días tranquilos y con un plan de acción definido que te de el paso a paso a seguir en tu negocio.
¡Más que un planner es una guía práctica para mujeres, madres y emprendedoras que te permite pasar del “no tengo tiempo” al “yo creo mi tiempo”!
No se trata de tener 24 horas más en tu día. Se trata de administrar las 24 horas que tienes.
Enamórate de tu tiempo desde hoy.
Si no lo haces hoy, ¿Para cuándo dejas tomar el control de tu vida?
